DOCUMENTATIE Intern reglement Vanaf 16 december 2026 moet elke onderneming beschikken over een intern reglement waarin het voeren van private onderzoeken binnen de onderneming uitdrukkelijk wordt toegelaten en waarin de regels voor dergelijke onderzoeken duidelijk en transparant zijn vastgelegd. Het is aan te raden om dit reglement op te maken in de vorm van een policy, zodat aanpassingen nadien eenvoudig kunnen gebeuren zonder zware formele procedures. Elke werknemer moet in kennis zijn gesteld van dergelijk reglement. Is dergelijk reglement, vanaf 16 december 2026, niet ingevoerd binnen de onderneming, is een eventueel gevoerd onderzoek nietig. Onderzoeksopdrachtdocument of opdrachtenregister Voor de start van een onderzoek moeten de opdrachtgever en de private onderzoeker een schriftelijk onderzoeksopdrachtdocument opstellen en ondertekenen. Wanneer de opdrachtgever tegelijk de werkgever is van de private onderzoeker, is dit document niet verplicht. In dat geval moet de onderzoeker wel een opdrachtenregister bijhouden met daarin: • de naam van de opdrachtgever; • de nauwkeurige omschrijving van de opdracht; • de datum waarop de privaat onderzoeker met de opdracht wordt belast; en • de datum waarop de opdracht wordt beëindigd. Onderzoeksdossier Tijdens de duurtijd van het onderzoek moet er steeds een onderzoeksdossier worden bijgehouden. Dit dossier bevat o.a. een chronologisch overzicht van alle verrichte onderzoeksdaden. Onderzoeksrapport Uiterlijk één maand na de laatste onderzoeksverrichting bezorgt de onderzoeker een schriftelijk onderzoeksrapport aan de opdrachtgever. Dit rapport wordt ondertekend door alle onderzoekers die aan het onderzoek hebben meegewerkt. Wanneer het rapport de laatste of enige verslaggeving aan de opdrachtgever vormt, moet het opschrift ‘eindrapport’ worden vermeld. Documentatieverplichting in de praktijk Volgens de meerderheidsrechtsleer zijn de bepalingen in de WPO die verwijzen naar de ‘opdrachthouder’ niet van toepassing in het kader van een werkgever-werknemeronderzoek. De rol van opdrachthouder is immers enkel voorzien bij externe ondernemingen en interne diensten voor private opsporing. Wij sluiten ons voorlopig aan bij deze interpretatie. De WPO verwijst naar de opdrachthouder in de artikelen over het onderzoeksrapport (met inbegrip van de informatieplicht aan de werknemer) en het intern reglement. In de bepalingen over het opdrachtenregister en het onderzoeksdossier wordt daarentegen niet naar de opdrachthouder verwezen, waardoor deze documenten in principe altijd verplicht zijn bij een onderzoek. Daarom raden we aan om bij een werkgever-werknemeronderzoek minstens volgende documenten te voorzien: • een opdrachtenregister, waarin de onderzoekshandelingen worden geregistreerd; • een onderzoeksdossier, met een overzicht van de uitgevoerde stappen en bevindingen. Daarnaast blijft het sterk aanbevolen om uiterlijk tegen 16 december 2026 een intern reglement op te stellen. Hoewel ook dit artikel naar de opdrachthouder verwijst, is de verplichting voorgeschreven op straffe van nietigheid. Het intern reglement biedt bovendien een bijkomende waarborg: zo ben je als werkgever ingedekt wanneer je in de toekomst toch een beroep zou doen op een externe persoon voor private opsporing. 15 CONSULT
RkJQdWJsaXNoZXIy MzI0NzkwNg==