CLB Nieuws juli augustus 2021

Digitale HR administratie Dat digitalisatie hoog op de agenda staat van bedrijven hoeft zeker niet meer gezegd te worden. Waar voor de pandemie de belangrijkste drijfveer voornamelijk de kostenbesparing was, zien we nu dat ook het praktische van digitalisering aan belang wint. Zeker in het domein van HR is digitalisering een godsgeschenk. De strenge regelgeving is ondertussen dermate geëvolueerd dat niets nog in de weg staat van een volledige digitale loonadministratie. En dat is maar goed ook, want in een 1,5-metermaatschappij is het uitwisselen van zeer persoonlijke documenten - die vaak dan ook nog eens ondertekend moeten worden - geen sinecure als dit niet veilig digitaal kan. Is een digitale loonfiche wel wettelijk? De wet schrijft voor dat de werknemer een loonfiche moet krijgen waarop de berekening van het loon duidelijk gemaakt wordt. Deze loonfiche mag ter beschikking gesteld worden op voorwaarde dat deze beschikbaar is voor de werknemer buiten de context van de werkgever en dit tot 5 jaar na uitdiensttreding. En op voorwaarde dat deze digitale loonfiche bewaard wordt door een wettelijke archiveringsdienst. Deze voorwaarden impliceren dus dat het eenvoudig mailen van een loonfiche naar het personeel niet wettelijk is, naast het feit dat e-mail ook onvoldoende veilig is. Loonbrieven ter beschikking stellen via Doccle daarentegen voldoet wel aan deze voorwaarden. Vandaar dat CLB Sociaal Secretariaat een partnership met Doccle is aangegaan. Waarom een digitale loonadministratie? De loonfiches zijn sneller beschikbaar voor het personeel. Het verzenden gebeurt met 1 druk op een knop en de personeelsleden hebben vrijwel ogenblikkelijk hun loonfiche beschikbaar. De loonfiches worden automatisch bewaard in Doccle, voor zolang het personeelslid wil. Dus ook nadat ze het bedrijf verlaten hebben. Een loonfiche kwijt of nodig voor bv. het aangaan van een lening, kan eenvoudig opgezocht worden in het onafhankelijke Doccle portaal. De vraag om een loonfiche opnieuw te bezorgen, is verleden tijd. Het personeelslid heeft ze zelf in bewaring en kan er te allen tijden aan. Met digitale loonbrieven wordt uw personeelsadministratie een stuk efficiënter wat u onrechtstreeks geld bespaart. En dit bovenop het budget dat u bespaart aan papier, drukwerk, enveloppes, postzegels, … En niet onbelangrijk, staat het wel goed als u als bedrijf kan zeggen dat u loonbrieven digitaal verstuurt. Het zal zeker uw imago versterken als bedrijf dat mee is met zijn tijd. Sociaal Secretariaat 10