buitenland moeten. De kosten die je werknemers in het buitenland maken, mag je op forfaitaire wijze terugbetalen. Voor het toekennen van deze forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen moet je wel rekening houden met een aantal voorwaarden en beperkingen. Mits naleving van deze voorwaarden zullen deze vergoedingen worden aangemerkt als kosten eigen aan de werkgever. Deze zullen bijgevolg niet belastbaar zijn in hoofde van de begunstigde, volledig aftrekbaar zijn als beroepskost voor de werkgever en niet onderworpen worden aan sociale zekerheidsbijdragen. DIENSTREIZEN VAN MAX. 30 KALENDERDAGEN Onder ‘dienstreis naar het buitenland’ wordt verstaan: een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve dienst of opdracht van de werkgever of vennootschap waarin men werknemer of bedrijfsleider is. Onder ‘korte duur’ wordt verstaan: een dienstreis van min. 10 uur (bij vertrek en aankomst op dezelfde dag) en max. 30 kalenderdagen. De forfaitaire vergoedingen kunnen enkel worden gebruikt ter vergoeding van de kosten van werknemers en bedrijfsleiders die hun beroepswerkzaamheden in vergelijkbare omstandigheden uitoefenen als de ambtenaren van de ‘carrière hoofdbestuur’ van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (categorie 1). Bijgevolg moet het gaan om werknemers en bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepsactiviteit uitoefenen en in het kader daarvan eenmalig, occasioneel of zelfs regelmatig dienstreizen naar het buitenland maken. Kortom is de regeling niet van toepassing op de werknemers of bedrijfsleiders voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland, deel uitmaken van hun normale dagelijkse beroepsactiviteit. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de dagelijkse forfaitaire vergoeding en de maximale logementsvergoeding. Dagelijkse forfaitaire vergoeding De dagelijkse forfaitaire vergoeding dekt de maaltijdkosten van de lunch en het diner, alsook de kleine uitgaven die ter plaatse gebeuren zoals de plaatselijke vervoerskosten, drank- en snackkosten, telefonische communicatiekosten en kosten in verband met andere contante uitgaven. De kosten in verband met de huisvesting en de verplaatsingen naar het buitenland en terug worden hieronder niet begrepen. De werkgever heeft de keuze tussen het algemene forfait ten bedrage van € 37,18 als minimum of het forfait vanuit de landenlijst categorie 1. Het bedrag van € 37,18 mag dus steeds toegepast worden voor landen waarvoor op basis van de landenlijst een lager bedrag van toepassing zou zijn. Het volledig forfait mag slechts in de volgende gevallen worden betaald: • per volledige dag van afwezigheid (dit is de dag tussen twee overnachtingen op een dienstreis); • voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met min. 10 uur afwezigheid. Indien je als werkgever de maaltijdkosten rechtstreeks ten laste neemt, wordt de dagelijkse forfaitaire vergoeding verminderd met 35% voor de lunch en 45% voor het diner. De ontbijtkosten zitten vervat in de logementsvergoeding, dus hiervoor moet geen vermindering worden toegepast. Indien de andere kleine uitgaven reeds via een andere weg vergoed worden, moet de forfaitaire vergoeding worden verminderd met 20%. Voor dienstreizen die langer dan 24 uren duren, wordt de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer, ten belope van de helft, als kost eigen aan de werkgever of vennootschap in aanmerking genomen. Op de halve dagvergoeding moeten de bovenstaande verminderingen niet toegepast worden. Logementsvergoedingen en reiskosten De overnachtings-, ontbijt- en reiskosten kunnen enkel op basis van bewijsstukken worden terugbetaald. DIENSTREIZEN VAN MEER DAN 30 KALENDERDAGEN Sinds geruime tijd aanvaardt de fiscus ook forfaitaire verblijfsvergoedingen toegekend voor dienstreizen langer dan 30 kalenderdagen. Meer bepaald moet er rekening gehouden wordenmet volgende voorwaarden: • de vergoedingen mogen enkel betaald worden voor buitenlandse dienstreizen van meer dan 30 kalenderdagen, maar beperkt tot max. 24 maanden; • de betaling van de forfaitaire vergoedingen moet worden stopzet zodra de werknemer of de betrokken bedrijfsleider zich vestigt in het buitenland; • de tabel die de werkgever hiervoor moet raadplegen is deze van categorie 2 (‘de naar het buitenland uitgezonden agenten’). 9 SOCIAAL SECRETARIAAT
RkJQdWJsaXNoZXIy MzcyMTQ3